Der Schreck sitzt tief: Sie haben eine Abmahnung von Ihrem Chef bekommen. Jetzt gilt es, Ruhe zu bewahren und erst einmal die Gründe für die Abmahnung nachzuvollziehen. Nicht immer ist eine Abmahnung berechtigt – und auch bestimmte Formalitäten müssen eingehalten werden. Darauf sollten Sie achten.
(Der gesamte folgende Text wurde von unserer Redakteurin ohne den Einsatz von KI geschrieben)
Abmahnung: Aufforderung zur Unterlassung
Die Abmahnung ist im Zivilrecht eine formale Aufforderung zur Unterlassung einer bestimmten Handlung. Sie findet etwa im Wettbewerbsrecht, Urheberrecht, Markenrecht und im Arbeitsrecht Anwendung. Vielleicht hatten Sie schon einmal mit Abmahnungen zu tun – etwa, weil Sie angeblich ein Copyright im Internet verletzt haben. Häufig kommt es auch im Job zu einer Abmahnung, die Gründe sind vielfältig. Der Arbeitgeber rügt damit ein Fehlverhalten Ihrerseits und fordert Sie auf, es einzustellen. Ob die Abmahnung auch wirklich berechtigt ist, steht auf einem anderen Blatt.
Im Arbeitsrecht erfüllt die Abmahnung drei Funktionen:
- Hinweisfunktion: Sie soll dem Arbeitnehmer sein pflichtwidriges Verhalten aufzeigen.
- Ermahnfunktion: Sie umfasst die konkrete Aufforderung an den Arbeitnehmer, dass er sich künftig vertrags- und regelkonform verhalten soll.
- Warnfunktion: Sie zeigt dem Mitarbeiter auf, dass eine Fortsetzung des Fehlverhaltens arbeitsrechtliche Konsequenzen wie die Kündigung zur Folge haben kann.
Welche Form muss die Abmahnung haben?
Grundsätzlich ist eine Abmahnung auch mündlich wirksam. In aller Regel wird sie aber schriftlich formuliert und der Empfang vom Arbeitnehmer bestätigt. So hat der Arbeitgeber einen Beweis in der Hand, dass er vor einer Kündigung abgemahnt hat – das kann bei einer Kündigungsschutzklage wichtig sein.
Für Arbeitnehmer bedeutet das: Haben Sie nur eine vage mündliche Rüge erhalten, ist das meist unwirksam. Der Chef kann dann nicht einfach von einer Abmahnung sprechen und Ihnen ohne Weiteres kündigen.
Auch inhaltlich muss die Abmahnung bestimmte formale Kriterien erfüllen:
- Die Pflichtversäumnisse sind konkret zu benennen. Unpünktlichkeit etwa mit Datum und Zeit. Allgemeine Hinweise wie „immer wieder zu spät“ reichen nicht.
- Es sollte dezidiert auf eine Vertragsverletzung Bezug genommen werden („Sie verstoßen gegen § XY Ihres Arbeitsvertrages.“).
- Die Aufforderung, das Fehlverhalten ab sofort zu unterlassen, muss klar zum Ausdruck kommen.
- Abschließend ist ein Hinweis auf die Folgen obligatorisch, die bei einer Fortsetzung der Pflichtverletzungen drohen („Im Wiederholungsfall behalten wir uns arbeitsrechtliche Schritte wie eine Kündigung vor.“).
Abmahnung anfechten – kann eine Abmahnung wirkungslos sein?
Eine Abmahnung im Arbeitsrecht kann ungültig sein, wenn die Begründung unzureichend ist – etwa, weil es keine Dokumentation der Pflichtverletzungen gibt. Auch können die Anschuldigungen gegen Sie unberechtigt sein oder Sie haben gar nicht die Möglichkeit, Ihr Verhalten zu ändern. Sind Sie etwa aufgrund höherer Gewalt wie Unwettern mehrmals zu spät zur Arbeit gekommen, ist die Abmahnung unwirksam.
Ein weiterer Grund für eine wirkungslose Abmahnung ist, dass sie nicht vom direkten Vorgesetzten oder der Unternehmensleitung ausgesprochen wird. Nicht unmittelbar weisungsbefugte Personen dürfen Sie nicht abmahnen.
In diesen Fällen können und sollten Sie die Abmahnung anfechten. Prüfen Sie also genau, ob die inhaltlichen und formalen Kriterien erfüllt werden und legen Sie gegebenenfalls Widerspruch gegen eine unberechtigte Abmahnung ein.
Abmahnung und Fristen
Im Gegensatz zur Kündigung gibt es keine gesetzliche Frist für eine Abmahnung. Arbeitgeber können aber auch nicht erst Jahre später Fehlverhalten rügen, da sonst der Sinn und Zweck der Abmahnung als Warnung verlorengeht. In Arbeitsrechtsprozessen hat die Rechtsprechung zwei Monate als Orientierungswert für die Frist von Abmahnungen genannt. Kommt es bis dahin nicht zu einer Abmahnung, könne der Arbeitgeber davon ausgehen, dass es keinen Grund zur Beanstandung seines Verhaltens gibt.
Auch verjährt eine Abmahnung nicht im gesetzlichen Sinne, sie verliert aber an Relevanz. Haben Sie nach einer Rüge Ihr Verhalten geändert, fallen die Gründe für die Abmahnung weg und Ihr Chef kann sich nicht mehr auf die weit zurückliegende Abmahnungen berufen.
Eine Kündigung etwa ist dann im Normalfall nicht ohne eine weitere vorherige Abmahnung möglich.
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Abmahnung vs. Ermahnung – der Unterschied
Abmahnung und Ermahnung sind nicht das Selbe. Im Vergleich zur Abmahnung ist die Ermahnung eine Art Vorstufe, die ohne Androhung von Konsequenzen auskommt. Der Arbeitgeber will damit ein Problembewusstsein schaffen.
In der Praxis sind die beiden Formen aber nicht immer klar abgegrenzt. So kann eine Ermahnung eine Abmahnung sein, wenn sie deren formale Kriterien (Hinweis – Ermahnung – Warnung) erfüllt – was über dem Schreiben steht, ist dann irrelevant. Das Schriftstück kann auch Verwarnung, Verweis oder Rüge heißen.
Im Gegensatz zu einer Abmahnung kann eine Ermahnung nicht als Grundlage für eine verhaltensbedingte Kündigung dienen. Schließlich wurde diese nicht explizit als Konsequenz genannt.
Ernst nehmen sollten Sie die „kleine Rüge“ trotzdem, denn auch sie wird in der Personalakte vermerkt. Gegen ungerechtfertigte Ermahnungen können Sie genauso Widerspruch einlegen wie gegen Abmahnungen.
Gründe für eine Abmahnung: die Top 10
Die Gründe für eine Abmahnung sind breit gefächert. Allen gemeinsam ist, dass sie mit der Arbeit zu tun haben müssen. Dass dem Chef Ihre privaten Ansichten nicht gefallen, ist natürlich kein Grund für eine Abmahnung.
Das sind die 10 häufigsten Anlässe für die disziplinarische Maßnahme:
- Alkohol am Arbeitsplatz: Betrunken zur Arbeit zu kommen, ist ein klarer Abmahnungsgrund. Das gilt jedoch nicht für Suchtkranke, die ihr Verhalten nicht bewusst steuern können. Sie sollten Unterstützungsangebote vom Arbeitgeber erhalten, statt einer Abmahnung.
- Unpünktlichkeit: Verspäten Sie sich wiederholt und können keine unbeeinflussbaren Gründe wie Wetterereignisse anbringen, ist eine Abmahnung möglich.
- Diebstahl: Klauen ist ein schwerwiegendes Vergehen und kann auch ohne Abmahnung direkt zu einer fristlosen Kündigung führen.
- Private Internetnutzung: Wenn Sie mal kurz die Wettervorhersage checken oder Ihr privates E-Mail-Postfach, ist das meist kein Problem und wird toleriert. Anders sieht es aus, wenn Sie den halben Tag surfen – das wäre unverhältnismäßig. Gibt es im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung klare Verbote, ist eine Abmahnung wirksam.
- Blaumachen: Feiern Sie krank, ist der Arbeitgeber mit einer Abmahnung ebenfalls im Recht. Allerdings muss er den Tatbestand nachweisen – in der Praxis ist das häufig schwierig.
- Verspätete Krankmeldung: Versäumen Sie es, sich unverzüglich beim Arbeitgeber krank zu melden, droht eine Abmahnung. Das gilt auch, wenn Sie die AU-Bescheinigung nicht rechtzeitig einreichen – gesetzlich muss sie am dritten Ausfalltag vorliegen.
- Missachtung von Kleidervorschriften: Gibt es einen vertraglichen Dresscode, müssen Sie sich auch daranhalten. Auch zu freizügige Kleidung kann gerügt werden – bei Männern wie bei Frauen.
- Ignorieren von Dienstanweisungen: Wer klare Anweisungen von Vorgesetzten nicht umsetzt, begeht eine Pflichtverletzung.
- Rauchen am Arbeitsplatz: Gibt es ein Verbot, haben Sie sich daran zu halten.
- Beleidigungen und Belästigungen: Es versteht sich von selbst, dass ein übergriffiges oder unverschämtes Verhalten nicht toleriert wird.
Abmahnung – was sind die Folgen?
Sie haben eine Abmahnung erhalten: Aber was bedeutet das jetzt konkret? Keine Sorge, eine Kündigung folgt jetzt nicht automatisch. Für eine fristlose Kündigung setzt der Gesetzgeber im Rahmen des Kündigungsschutzgesetzes enge Grenzen.
Nur bei sehr schwerwiegenden Verstößen wie etwa Diebstahl kann der Arbeitgeber direkt eine Kündigung aussprechen. Dabei sind als Frist zwischen Abmahnung und Kündigung zwei Wochen einzuhalten. Wird die Abmahnung erst später als Grund genannt, ist die Kündigung gegebenenfalls unwirksam. Das ist aber vom Einzelfall abhängig.
Bei geringfügigeren Vertragsverletzungen reicht eine einmalige Abmahnung nicht aus, bevor der Chef eine verhaltensbedingte Kündigung aussprechen darf. Da Sie mehrmals die Chance haben, Ihr Verhalten zu ändern, muss es wirklich nicht soweit kommen.
Abfindung bei Kündigung
Eine Kündigung ist meist keine gute Sache, die Abfindung ist daher eine Art „Trost“. Doch selbst hier wird nicht immer fair gespielt und so mancher Betrag, der sich zunächst großzügig liest, könnte um einiges größer sein. Wie Sie die Abfindung berechnen, was die rechtlichen Grundlagen sind und wie Sie richtig verhandeln, lesen Sie in unserem Magazinbeitrag.
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Abmahnung – das können Sie als Arbeitnehmer tun
Bei einer ungerechtfertigten Abmahnung sollten Sie zunächst mit dem Arbeitgeber sprechen. Eventuell handelt es sich um ein Missverständnis und der Chef zieht sie zurück. Formulieren Sie ansonsten eine Gegendarstellung und lassen Sie das Schriftstück in Ihrer Personalakte hinterlegen. So haben Sie bei einer eventuellen Kündigungsschutzklage etwas in der Hand.
Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat, sollten Sie auch dort eine Beschwerde gegen die Abmahnung einreichen. Er kann als Vermittler agieren und Sie bei allen Schritten beraten.
Verbinden Sie die Gegendarstellung mit einem Widerspruch gegen die Abmahnung und beachten Sie dabei folgende Punkte:
- Nehmen Sie ausführlich zu den Vorwürfen Stellung und nennen Sie konkrete Details wie Daten und Zeitangaben.
- Benennen Sie möglichst Zeugen, die Ihre Sicht der Dinge untermauern.
- Fordern Sie den Arbeitgeber aktiv auf, die Abmahnung aus Ihrer Personalakte zu entfernen.
- Vergessen Sie nicht, Ihre vollständigen persönlichen Daten anzugeben und das Schriftstück zu unterzeichnen.
Hilft alles nichts, können Sie als Ultima Ratio eine Klage auf die Rücknahme der Abmahnung einreichen.
Eine Frist, wie lange eine Abmahnung in der Personalakte bleiben darf, gibt es nicht. Bekommen Sie aber vor Gericht Recht, können Sie eine sofortige Entfernung verlangen. Ansonsten werden in der Rechtsprechung oft drei Jahre als Orientierungswert genannt.
Abmahnung anfechten oder akzeptieren? Reagieren sollten Sie auf jeden Fall
Augen zu und durch? Das ist bei einer Abmahnung keine gute Strategie. Ist die Abmahnung gerechtfertigt, sollten Sie dem Arbeitgeber eine Änderung Ihres Verhaltens zusagen. Ist sie formal oder inhaltlich unwirksam, sollten Sie die Abmahnung anfechten.
Übrigens: Auch Arbeitnehmer können den Arbeitgeber abmahnen. Etwa, wenn dieser das Gehalt wiederholt nicht pünktlich bezahlt. Hätten Sie es gewusst?
Sie sind vor Arbeitsantritt gekündigt worden? Auch in diesem Fall können Sie sich wehren. Lesen Sie auch, was der Kündigungsschutz in der Schwangerschaft umfasst.
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